In orice discutie cu personalul din biblioteci una din primele intrebari este: Care e cea mai buna solutie, arhivarea pe microfilm sau arhivarea electronica?
Raspunsul nu este unul simplu, alegerea solutiei optime ar trebui sa ia in considerare cateva aspecte foarte importante: valoarea de patrimoniu a originalelor, durata minima obligatorie de conservare a informatiei, spatiul si bugetul disponibil, aria de distributie a informatiei, viteza necesara de accesibilitate a acesteia, standardele nationale si internationale in domeniu, etc
MICROFILMARE
Microfilmarea sau microfotografierea reprezinta reproducerea la scara micro a documentelor sau originalelor pentru distributie, arhivare, citire si printare, fiind o tehnica folosita in special pentru prezervarea documentelor. Imaginile microfilmate sunt in general reduse de aproximativ 25 de ori fata de marimea documentului original si sunt pastrate pe microfilme, in role. Microfilmare vs Digitizare
Partizanii microfilmarii sustin ca durata de viata extrem de lunga a unui microfilm este avantajul major al aceastei metode fata de digitizare. Haideti deci sa detaliem putin acest aspect.
Durata de viata a unui microfilm.
Teoretic, conform specificatiilor scrise ale producatorilor de microfilme, durabilitatea unui microfilm este de cuprinsa intre 100-500 ani (functie de compozitia si tratarea chimica). Fiind insa descoperit relativ recent (circa 50 ani), nu exista dovezi certe in ceea ce priveste durabilitatea reala a microfilmului. Practic, exista cateva conditii durabilitatea este puternic influentata de conditiile de depozitare si manipularea microfilmelor.
Conditii de depozitare impun asigurarea unui spatiu suficient de mare, cu temperatura constanta, aerisire si permanenta prin sisteme performante de ventilare, umiditate si lumina minima. Nerespectarea acestor conditii, fie si pe o perioada scurta (cateva saptamani) poate duce la pierderea intregii arhive. Un grad ridicat de umiditate sau temperaturi extreme permit aparitia diverselor ciuperci sau micro-organisme ce distrug rapid microfilmele.
Spatiul insuficient duce la deteriorarea fizica a microfilmelor si indirect, prin organizarea deficitara datorata lipsei de spatiu, la ratacirea acestora in cadrul arhivei. Mentinerea constanta si controlata a conditiilor de depozitare este cel mai dificil lucru pe termen lung avand in vedere realitatile economice romanesti. Scaderea bugetului institutiei, fie si numai pe o perioada scurta, afecteaza in mod negativ intreaga arhiva.
Manipularea. Copiile facute dupa microfilm se uzeaza dupa o anumita perioada de utilizare, deci microfilmul va fi manipulat la fiecare 7-10, maxim 15 ani pentru creerea de noi copii pentru distributie. Oice manipulare a microfilmului, chiar realizata de personal calificat duce la deteriorarea intr-o masura mai mica sau mai mare a acestuia.
Pentru inlaturarea pericolului deteriorarii microfilmelor la manipulare, standardele moderne de microfilmare impun realizarea a doua seturi de microfilme pentru fiecare original – setul Master pentru arhivare si conservare si setul Copie pentru utilizare. Acest lucru inplica insa costuri suplimentare (depozitare, consumabile, organizare)
Toate aceste actiuni influenteaza durabilitatea microfilmului. In concluzie durata reala de viata a unui microfilm este posibil sa nu depaseasca 50-75 ani, avand in vedere realitatile economice ale institutiilor bugetare din Romania: bugete mici si insuficiente, lipsa de personal, spatiii depozitare insuficiente sau neadecvate, etc.
Spatiu de depozitare.
Solutia microfilmarii poate fi aleasa daca este indeplinita aceasta prima conditie: exista sau se poate amenaja un spatiu adecvat pentru crearea arhivei de microfilme. Acesta trebuie sa indeplineasca criteriile enumerate mai sus, anumite incaperi fiind excluse din start subsoluri umede, mansarde supraincazite vara, etc
Buget
Alegerea microfilmarii ca metoda de arhivare-distributie implica un buget mai mare la achizitia initiala a echipamentelor de microfilmare si a cititoarelor de microfilme dar si pentru amenajarea spatiului de depozitare pentru asigurarea conditiilor controlate de pastrare si securitate. La toate acestea se adauga costul constant si deloc neglijabil al mentenantei arhivei respective (costuri cu intretinerea spatiului si a instalatiilor, mentenanta, personal de supraveghere). De asemenea costul microfilmelor si al consumabilelor nu este nici el de neglijat.
Standardele de arhivare
In functie de vechimea si valoarea documentelor, dar si de legislatia existenta este posibil ca standardele de arhivare recunoscute si acceptate sa difere. Respectarea acestor standarde inseamna de fapt recunoasterea legitimitatii lucrarilor de arhivare-distributie de institutii similare nationale sau internationale. Acest lucru este foarte important cand este vorba de utilizarea banilor publici sau de integrarea proiectului sau institutiei in proiecte si structuri similare la nivel national sau european.
Pana in urma 10 ani, microfilmarea era standardul universal si necontestat in domeniu. Odata cu dezvoltarea tehnologiei digitale si aparitia echipamentelor digitale cu optica performanta, digitizarea a castigat foarte multi adepti datorita accesibilitatii ridicate, usurintei in utilizare, productivitatii marite si a distributiei rapide si eficiente a informatiei.
Din ce in ce mai multe institutii, arhive si biblioteci aleg digitizarea drept solutie pentru distributia informatiei, renuntand la pasul intermediar al microfilmarii in favoarea unor eforturi mai mari pentru arhivarea sigura a documentelor originale: carti, manuscrise, incunabile, hrisoave, harti vechi, anuare. Specialisti internationali pun la indoiala insasi rolul microfilmului odata ce documentele originalele sunt pastrate in conditii de siguranta iar documentele digitale (informatia electronica) sunt usor de multiplicat si distribuit fara nici o pierdere de calitate.
Pentru anumite documente originale de valoare ce fac parte din patrimoniul national, este posibil ca standardele curente de conservare si arhivare sa oblige la microfilmare. Si in acest caz insa, nu va inchipuiti ca microfilmarea este “unica” solutie. Echipamentele vechi de microfilmare au fost inlocuite de cativa ani buni de sisteme hibrid moderne ce realizeaza simultan digitizarea si microfilmarea originalului. Microfilmul astfel obtinut merge in arhiva iar informatia digitala (sub forma de imagine digitala) va fi distribuita utilizatorilor. Caracteristica cea mai utila a digitizarii este distributia facila si rapida prin intermediul unui simplu calculator, orice utilizator putand avea acces instantaneu din orice loc al lumii si in orice moment.
Distributia informatiei
Pentru biblioteci, universitati, primarii, administratii publice locale, distributia informatiei catre publicul larg reprezinta scopul primar al procesului de microfilmare sau digitizare. In acest caz, microfilmarea nu este necesara, informatia digitala este mai eficienta decat microfilmul. Informatia analoga de pe microfilm nu poate fi distribuita decat dupa copiere cu un cititor de microfilme. Viteza de transmitere a informatiei utilizand microfilmul este redusa, deoarece implica mai multi pasi si mai mult personal:
1. Obtinerea aprobarilor daca e vorba de documente cu regim special de securitate,
2. Cautarea fizica a microfilmului in arhiva
3. Copiere cu un cititor de microfilme si obtinerea de copii in mod analog (copii printate) sau digital (tranformarea in fisiere digitale). Acest pas necesita respectarea normelor de protejare a microfilmului in timpul manipularii
4. Returnare fizica a microfilmului la arhiva
5. Distributia copiei digitale a microfilmului
In schimb, informatia electronica obtinuta prin digitizare este ideala pentru distributie. Traim intr-o lume informatizata, conectata la internet unde informatia digitala poate fi transmisa si distribuita rapid fie prin intranet in interiorul institutiei fie prin internet catre publicul larg. Aria de distributie a informatiei poate fi extinsa instantaneu de la nivel local la unul global doar cu un click de mouse.
Sf episod 1